Gagner la conversation sur le budget : Comment prouver le retour sur investissement de la traduction et protéger vos dépenses

Points de vue de Gavin Grimes, vice-président des services linguistiques chez Smartling, et de Bryan Murphy, PDG de Smartling

Il n'a jamais été facile pour les équipes de localisation d'obtenir un budget. Aujourd'hui, avec l'IA qui remodèle la façon dont les entreprises envisagent l'efficacité et les coûts, la conversation est devenue plus complexe. Les dirigeants attendent des délais plus courts, des dépenses moindres et la preuve de l'impact sur la croissance, tout cela en même temps. Pour les responsables de la localisation, cela signifie que le défi n'est pas seulement de demander un budget, mais de le conserver.

Dans la troisième session de la série AI Translation 101 de Smartling, le PDG Bryan Murphy s'est entretenu avec Gavin Grimes, vice-président des services linguistiques chez Smartling, afin de partager des stratégies concrètes pour gagner des discussions budgétaires dans un monde dominé par l'IA. Qu'il s'agisse d'éviter les erreurs courantes ou de considérer la traduction comme un investissement, ils ont présenté les cadres et les tactiques dont les équipes ont besoin pour défendre leurs dépenses et développer leurs programmes.

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Comment l'IA modifie les conversations budgétaires

Il y a quelques années, les discussions sur le budget portaient essentiellement sur la capacité et le coût : nombre de mots traduits, délais d'exécution et tarifs au mot. Aujourd'hui, avec la généralisation de l'IA, les dirigeants attendent deux choses à la fois: des gains d'efficacité (exécution plus rapide, coût unitaire plus faible) et la preuve de la valeur (impact sur la croissance, l'engagement et/ou l'atténuation des risques).

Le conseil de Gavin : présentez l'IA comme une Il s'agit d'un accélérateur contrôlé, et non d'un outil émoussé de réduction des coûts. Il suggère également d'apporter des preuves de la réduction du temps de cycle, des mesures de qualité et des résultats commerciaux avec vos propositions de plans budgétaires incorporant l'IA.

Ce qu'il faut retenir : Parce que les dirigeants attendent désormais à la fois des gains d'efficacité et la preuve de la valeur commerciale, l'IA doit être présentée comme un catalyseur de croissance, et non comme un outil de réduction des coûts.

3 erreurs qui feront échouer votre présentation budgétaire

Gavin a mis en évidence trois pièges qu' il a appris par expérience :

• Pas de référence. Sans repères pour mesurer les améliorations, les dirigeants seront moins enclins à accepter vos demandes de budget pour améliorer ces paramètres.
• Demande isolée. Vous aurez plus de succès si vous liez votre demande aux objectifs de l'entreprise, et pas seulement aux besoins de l'équipe.
• Ignorer le public. Chacun jongle avec des priorités différentes, il faut donc adapter l'histoire à chaque partie prenante.

Son exemple : une présentation brillante de 40 diapositives a fait un flop lorsqu'elle a été présentée en même temps au directeur financier, au directeur général et au PDG. La solution consistait en trois brefs documents d'une page, fondés sur des données : Le retour sur investissement pour le directeur financier, la différenciation du marché pour le directeur général et la rapidité de la marque pour le directeur marketing - la même demande, recadrée, et cela a fonctionné.

Principaux enseignements : Évitez de vous lancer à l'aveuglette : utilisez les données, alignez vos objectifs sur ceux de l'entreprise et adaptez votre message à chaque partie prenante.

Du centre de coûts à l'investissement commercial

Gavin l'a exprimé de manière succincte : "Le piège est d'être considéré comme un centre de coûts ". Il conseille plutôt de lier les dépenses de localisation aux résultats de l'entreprise, par exemple :

• Mécanisme de recettes. Par exemple, une équipe peut montrer comment la localisation des supports marketing allemands peut générer un chiffre d'affaires supplémentaire d'environ 1 million d'euros avec un taux de conversion de 3%.
• Comportement de l'acheteur. Les études montrent régulièrement que >75% des clients préfèrent les produits dans leur propre langue et que ~40% n'achèteront pas autrement.
• Atténuation des risques. Démontrez comment la localisation permet d'éviter les amendes, les erreurs de communication et/ou le désabonnement.

Il recommande également de modifier stratégiquement le mode de traduction en fonction de l'importance du contenu :

• Niveau 1 : contenu à haute visibilité et générateur de revenus, comme les ressources marketing → traduction AI avec un humain dans la boucle, comme la traduction humaine AI de Smartling
• Niveau 2 : Contenu à visibilité moyenne, comme les pages d'un site web → MTPE (traduction automatique post-édition) / AIT (traduction assistée par ordinateur)
• Niveau 3 : Contenu à volume élevé et à faible visibilité, tel que la documentation d'un centre d'aide → MT (traduction automatique) 

La finance adore le signal de la discipline : investir plus là où c'est important, dépenser moins là où ça ne l'est pas.

Principaux enseignements : Recadrez la localisation comme un moteur de revenus et un facteur d'atténuation des risques, en utilisant une discipline de portefeuille et des exemples clairs de retour sur investissement.

Des indicateurs qui intéressent réellement les dirigeants

Les cadres ne se soucient pas des caractéristiques des plates-formes de traduction. Ils s'intéressent aux chiffres qui sont directement liés aux priorités de l'entreprise. Envisagez d'étayer vos demandes de budget avec les indicateurs suivants :

• Réduction du temps de cycle : Lancements plus rapides, comptabilisation plus rapide des recettes.
• Impact sur le chiffre d'affaires : Augmentation des conversions, augmentation des taux d'attachement, diminution du taux de désabonnement.
• Éviter les coûts : Dépenser maintenant pour éviter des coûts plus importants plus tard.
• Gains de productivité : Augmentation tangible du nombre de mots/heure ou des paramètres de qualité.

Bryan a souligné que les responsables de la localisation doivent être proactifs, passer à l'offensive et montrer à la direction comment l'équipe stimule la croissance, réduit le taux de désabonnement et améliore la commercialisation avec un retour sur investissement clair.

Principaux enseignements : Montrez la durée du cycle, l'impact sur les recettes, la réduction des coûts et la productivité, puis regroupez le tout dans un tableau de bord simple et convivial pour le directeur financier.

Lorsque les dirigeants partent du principe que "l'IA = la moitié du budget".

C'est une idée reçue : si l'IA peut nous aider à faire 50% de plus, les dépenses de localisation ne devraient-elles pas diminuer de 50%? Le conseil de Gavin : inversez la conversation.

Au lieu de "le même travail avec moins de budget", positionnez-le comme "plus d'impact avec le même budget ". L'IA permet aux équipes de couvrir plus de langues, de localiser plus de contenu et d'aller plus vite, sans rogner sur la qualité.

Une approche par étapes fonctionne bien ici : faites des économies responsables sur le contenu à faible risque (comme les FAQ), et réinvestissez ces gains dans des initiatives à fort impact, comme le lancement sur de nouveaux marchés.

Passez de l'élimination des coûts à la redistribution de la valeur :

• Différenciez le contenu. Ne supprimez pas les contenus à haut risque et critiques pour le chiffre d'affaires ; concentrez les économies sur les contenus à faible visibilité/utilité (FAQ, documents internes) où l'IA excelle en toute sécurité.
• Plus de la même chose. Imaginez que l'IA permette de doubler l'impact avec le même budget (par exemple, 20 langues au lieu de 10, plus de contenu à longue traîne, des publications plus rapides et parallèles).
• Quantifier les revenus à risque. Réduire les pages de description des produits en espagnol peut être une "économie" pour l'instant, mais risque d'avoir un impact important sur les revenus si ~40% n'achètent pas en anglais.
• La gouvernance de la marque de l'esprit. Maintenez la surveillance humaine là où elle protège la marque et la conformité.

Bryan a renforcé cette idée : il a souligné que les PDG détestent les revenus à risque - pour un PDG, "économiser 100 000 dollars pour risquer 12 millions de dollars" n'est pas un bon échange.

Principaux enseignements : Positionnez l'IA comme un moyen de doubler l'impact avec le même budget, et non de réduire les dépenses. Faites preuve d'une épargne responsable et réinvestissez dans la croissance.

Planifier le budget de l'année prochaine en intégrant l'IA

Les équipes intelligentes ne traitent pas l'IA comme un élément ponctuel ; elles l'intègrent dans le modèle opérationnel :

• Prévoyez un budget pour les outils d'habilitation. N'oubliez pas de prévoir un budget pour le nettoyage de termbase/TM, les guides de style et les bibliothèques de textes, l'évaluation de la qualité, la formation des post-éditeurs/relecteurs - sans cela, l'IA ne produira pas le retour sur investissement que vous avez promis.
• Renforcez la flexibilité. Inclure des clauses d'éclatement avec les fournisseurs pour gérer les pics de contenu sans commandes d'urgence.
• Lier à des OKRs. Associez votre plan stratégique aux résultats clés sur lesquels les cadres se concentrent. Pour les directeurs financiers, il peut s'agir d'un coût de service inférieur (coût par version, délai). Pour un CMO, il peut s'agir d'un déploiement mondial plus rapide (gains de temps de cycle). Pour les PDG, il peut s'agir d'une entrée plus rapide sur deux marchés (capacité libérée par l'IA).
• Les dépenses plus importantes sont échelonnées. Répartissez les investissements importants en plusieurs phases et gagnez la confiance en démontrant des progrès mesurables à chaque étape.

M. Gavin a fait remarquer que "les équipes les plus intelligentes ne misent pas tout sur l'IA". Ils structurent leurs budgets avec souplesse, afin de pouvoir évoluer rapidement en cas de succès d'un projet pilote, tout en limitant les risques en cas d'échec".

Ce qu'il faut retenir : Les équipes intelligentes répartissent les budgets entre "exécution" et "expérimentation", finançant l'IA de manière responsable tout en prévoyant la flexibilité nécessaire à la mise à l'échelle des réussites.

Le bilan

La troisième session de la série AI Translation 101 de Smartling a permis de clarifier une chose : gagner la conversation sur le budget à l'ère de l'IA exige plus que des réductions de coûts. Les dirigeants doivent démontrer un retour sur investissement fondé sur des données, adapter leur message aux parties prenantes et positionner la localisation à la fois comme un moteur de croissance et comme un facteur d'atténuation des risques. Qu'il s'agisse d'éviter les erreurs courantes ou d'établir des budgets flexibles et stratégiques, Bryan et Gavin ont partagé des stratégies pratiques que les équipes de localisation peuvent mettre en œuvre dès maintenant.

Pour aller plus loin, consultez notre ebook Navigating the shift : Pourquoi, quand et comment adopter la traduction IA.

N'oubliez pas de regarder l'intégralité de la session ou d'écouter le podcast.