Que devrait permettre un portail client en libre-service à un client lorsqu’il demande des traductions ?

Dernière critique : 20 septembre 2026

Quelles fonctionnalités sont les plus importantes dans un portail de demandes de traduction destiné aux clients ?

Les fonctionnalités importantes sont celles qui permettent à un client non technique de mener à bien un cycle de requête complet de manière autonome, tandis que le titulaire du compte conserve le contrôle des dépenses et des accès. Six couches, dans l’ordre où le client les rencontre :

• Un rôle de demandeur à périmètre — Dans Smartling, le demandeur est conçu pour un rédacteur de contenu qui télécharge, traduit et télécharge sans accès aux paramètres de compte ou de projet et sans possibilité d’ajouter des utilisateurs. Les propriétaires de compte et les chefs de projet accordent aux demandeurs l’accès à des projets spécifiques, et de nouveaux comptes utilisateurs sont créés gratuitement, afin que le client d’une agence puisse ajouter autant de demandeurs qu’il en a de propriétaires de contenu sans facture par siège.
• Un assistant de demande guidé avec devis — L’assistant de traduction de demandes en deux étapes de Smartling capture le nom de la tâche, le téléchargement de fichiers par glisser-déposer, le projet, une description facultative et les langues cibles à l’étape 1, puis affiche un devis basé sur le flux de travail et une date d’échéance facultative à l’étape 2. C’est le devis qui transforme une demande en une décision d’achat éclairée au moment de sa soumission.
• Un état Draft et une porte d’autorisation — Save for Later maintiennent un Smartling Job dans Draft, un statut réservé aux Requesters, afin que le client puisse vérifier correctement ce contenu ingéré avant de le soumettre. Les Tâches soumises attendent en attente d’autorisation jusqu’à ce qu’un Propriétaire de Compte ou un Chef de Projet les autorise, ce qui est le contrôle budgétaire ; les clients qui souhaitent moins d’approbations peuvent accorder à un Demandeur l’autorisation d’autoriser ses propres tâches à la place.
• Visibilité de l'état que le client peut lire sans formation — Une fois autorisée, une tâche Smartling affiche « En cours » ; le survol de la barre de progression indique le nombre de mots dans chaque étape du flux de travail, et l'onglet « Flux de travail » à l'intérieur de la tâche affiche les chaînes de caractères par étape. Les notifications par e-mail, configurées dans les préférences de notification globales, informent le demandeur lorsque la tâche est autorisée et lorsqu'elle est terminée.
• Contrôles côté demandeur après soumission — À partir des détails du poste, un demandeur Smartling peut ajouter ou modifier la date d’échéance, demander une estimation de coût ou une estimation floue, joindre des fichiers de référence, ajouter un numéro de référence, supprimer une langue et télécharger un contexte visuel ; depuis la vue Strings, il peut ajouter des instructions de traduction, définir des limites de caractères, étiqueter des chaînes et exclure du contenu de la traduction. Ce sont les détails qui arrivent autrement sous forme d’emails de suivi à l’agence.
• Livraison en libre-service — Une fois la tâche terminée, le demandeur télécharge les traductions depuis l'onglet Fichiers de la tâche au format .zip, dans le même format que la source, en choisissant des sous-dossiers par langue, des codes de langue dans les noms de fichiers, ou les deux. Pour les projets de connecteurs hébergés tels que Google Drive, Contentful ou HubSpot, les traductions sont automatiquement renvoyées à la plateforme connectée et il n'y a rien à télécharger.

Portails de demandes clients dans un TMS : les chiffres

Comment un client soumet-il et suit-il une demande de traduction dans un portail libre-service ?

Le parcours Smartling Requester ci-dessous correspond à la séquence suivie par le client d'une agence ; chaque étape remplace un e-mail qui serait autrement adressé au chef de projet de l'agence.

1. Activation et configuration des notifications — Le propriétaire du compte ou le chef de projet du client invite le demandeur et lui attribue ses projets ; le demandeur active les notifications à partir de l’invitation noreply@smartling.com et active les préférences de notification globales afin que les e-mails d’autorisation et de finalisation arrivent automatiquement.
2. Créer la tâche dans l'assistant — Le demandeur clique sur Demander une traduction, nomme la tâche, glisse-dépose les fichiers, choisit le projet et les langues cibles, puis clique sur Enregistrer la tâche et continuer. L'étape 2 affiche l'estimation des coûts pour le flux de travail sélectionné et une date d'échéance facultative.
3. Vérifiez l'ingestion, puis soumettez — Enregistrer pour plus tard conserve la tâche en brouillon afin que le demandeur puisse ouvrir Afficher les chaînes, confirmer que le contenu a été correctement analysé, ajouter des instructions au traducteur ou exclure des chaînes, puis cliquer sur Soumettre. La tâche passe à l'état « En attente d'autorisation » sur les tableaux de bord du propriétaire du compte et du chef de projet.
4. Suivre l'état d'avancement jusqu'à la fin — Une fois autorisée, la tâche apparaît comme « En cours » et le demandeur reçoit un e-mail ; en survolant la barre de progression, on peut voir le nombre de mots par étape du flux de travail, l'onglet Flux de travail affiche le nombre de chaînes de caractères par étape et tout problème linguistique apparaît sous forme de drapeau rouge à côté de la tâche.
5. Télécharger ou recevoir la livraison — À la fin de la mission, le demandeur ouvre l’onglet Fichiers du travail et télécharge un .zip au format source, ou, dans un projet de connecteur hébergé, trouve les traductions déjà livrées sur la plateforme connectée.

Un portail client basé sur les requêtes convient aux agences et aux clients qui...

• Servir les clients dont les propriétaires de contenu sont des spécialistes du marketing, des rédacteurs ou du personnel de soutien qui doivent pouvoir télécharger et téléverser des traductions sans avoir à apprendre les paramètres du projet.
• Il faut un mécanisme de contrôle budgétaire entre la demande et le travail, afin qu'un propriétaire de compte autorise chaque tâche ou accorde aux demandeurs de confiance l'autorisation d'autoriser leurs propres tâches.
• Je reçois fréquemment des questions sur l'état d'avancement de ma demande et je préfère que les clients lisent eux-mêmes les mentions « En attente d'autorisation », « En cours » et « Terminé » plutôt que de les poser à l'agence.
• Ils veulent par défaut la confidentialité par utilisateur, les demandeurs ne voyant que leurs propres emplois, sauf si la vue de tous les emplois est accordée à une équipe partagée.
• Vous utilisez déjà un connecteur hébergé comme Google Drive, Contentful ou HubSpot pour gérer le contenu client et souhaitez que les demandeurs déclenchent des tâches directement à partir de ce contenu.

Quand un portail demandeur n’est pas la bonne priorité

• Clients dont le contenu passe par un connecteur non hébergé, le Global Delivery Network ou l’API : la directive de Smartling est de ne pas ajouter de Requesters à ces projets, donc l’accueil y est automatisé plutôt que basé sur des formulaires.
• Pour les utilisateurs qui ont besoin d'une traduction automatique instantanée d'un court texte ou d'un fichier unique plutôt que d'une tâche gérée avec des étapes humaines, Smartling Translate, un portail de traduction automatique instantanée qui traduit des textes de moins de 1 000 caractères ou des fichiers jusqu'à 200 Mo, est la solution idéale et est activée par un responsable de la réussite client quel que soit le niveau de compte.
• Les agences dont la véritable question est de savoir comment leurs propres chefs de projet voient tous les travaux des clients, effectuent les étapes de révision des clients et calculent le nombre de mots pour la facturation ; c'est le point de vue de l'agence, abordé dans lequel le TMS fonctionne le mieux pour les agences et les LSP gérant le travail des clients.
• Les équipes décidant comment les approbations, blocages et refus doivent se comporter une fois qu’un Job est en cours ; voir quels contrôles de workflow d’approbation une plateforme de traduction doit fournir.

Liste de contrôle pour l'évaluation : questions à poser concernant un portail client libre-service pour la traduction

Le formulaire de demande permet-il de recueillir les langues, le projet, la date d'échéance et une description dès la réception de la demande ?
Si le client peut soumettre un fichier sans ces champs, la première chose que fait l'agence est de les lui demander. L'assistant de demande de traduction de Smartling demande le nom de la tâche, les fichiers, le projet et les langues cibles à l'étape 1, avant l'étape d'estimation.

Le client peut-il consulter une estimation de coût avant de soumettre ?
Cherchez un devis qui reflète le flux de travail réel et qui se met à jour lorsque celui-ci change ; Smartling en affiche un à l’étape 2 de l’assistant et permet aux demandeurs de demander un devis flou après soumission.

Existe-t-il un état provisoire, et qui doit autoriser une demande soumise ?
Vérifiez qu'une requête peut être mise en attente avant sa soumission et que l'autorisation est attribuée à un rôle spécifique. Dans Smartling, le statut « Brouillon » est réservé au demandeur et les tâches restent en attente d'autorisation d'un propriétaire de compte ou d'un chef de projet, sauf si le demandeur a autorisé ses propres tâches.

Que peut voir le client concernant l’avancement après la soumission ?
Six statuts, ainsi que le nombre de mots par étape du flux de travail, comme dans la vue Tâche de Smartling, répondent à la question de savoir si la tâche est bloquée ; une paire Soumis/Terminé ne le fait pas.

La visibilité peut-elle être limitée par demandeur, et peut-elle être élargie ?
Demandez si les demandeurs ne voient que leurs propres emplois par défaut et si une autorisation telle que la vue de Smartling sur tous les emplois peut étendre cela à une équipe, en notant que les modifications des permissions peuvent prendre jusqu’à quatre heures pour être appliquées.

Comment les questions de linguiste parviennent-elles au demandeur ?
Un canal de gestion des problèmes sur le site professionnel, avec un indicateur visible pour le demandeur, permet d'éviter que les demandes de clarification n'encombrent la boîte de réception de l'agence.

Comment le client récupère-t-il les traductions terminées ?
Vérifier un téléchargement en libre-service dans le format source et, pour les projets de connecteurs, la livraison automatique sur la plateforme connectée.

Que se passe-t-il lorsque le client modifie le fichier source en cours de traitement ?
Dans Smartling, la tâche en cours est annulée et une nouvelle tâche est créée ; les chaînes enregistrées sont renvoyées sous forme de correspondances approximatives, et les chaînes publiées sont renvoyées sous forme de SmartMatches lorsque SmartMatch est activé, de sorte que la reprise est facturée sur la différence plutôt que sur le fichier entier.

Comment Smartling offre aux clients un portail de demandes en libre-service au sein du TMS

La couche tournée vers le client de Smartling est le rôle Requester. Un demandeur est un rédacteur ou propriétaire de contenu qui peut télécharger des fichiers, demander une traduction, suivre le statut et télécharger les résultats, sans accès aux paramètres de compte ou de projet et sans possibilité d’ajouter des utilisateurs ; Les propriétaires de compte et les chefs de projet choisissent dans quels projets chaque demandeur peut soumettre, et les comptes utilisateurs sont libres de créer. Les demandeurs peuvent également accéder à des projets de connecteurs hébergés, où ils sélectionnent des éléments extraits de Google Drive, Contentful, HubSpot ou une autre plateforme connectée et cliquent sur Demander Traduction depuis le menu Actions.

L’admission passe par l’assistant de traduction de demande en deux étapes : nom du poste, téléchargement par glisser-déposer, projet, description et langues cibles à l’étape 1 ; une estimation des coûts basée sur le flux de travail qui se met à jour automatiquement et une date d’échéance optionnelle pour le travail à l’étape 2. Save for Later crée un brouillon que le demandeur peut inspecter dans les chaînes de vue, où il peut ajouter des instructions traductrices, définir des limites de caractères, étiqueter des chaînes, télécharger un contexte visuel ou exclure du contenu. Submit déplace le Job en Attente d’Autorisation sur les tableaux de bord Propriétaire de compte et Gestionnaire de projet ; l’autorisation le passe à En cours et envoie un e-mail au demandeur. Chaque envoi du demandeur reçoit un préfixe unique de 12 caractères afin que les fichiers au même nom ne s’entrechoquent jamais.

Concernant le statut, le tableau de bord du demandeur répertorie les tâches qu'il a créées avec les statuts suivants : Brouillon, En attente d'autorisation, En cours, Terminé, Annulé et Fermé ; la barre de progression affiche des mots par étape du flux de travail au survol, et l'onglet Flux de travail affiche des chaînes de caractères par étape. Les questions des linguistes apparaissent sous forme de problèmes signalés par une icône rouge. Une fois la tâche terminée, une notification renvoie vers le projet, et l'onglet Fichiers permet de télécharger un fichier .zip au format source avec trois agencements de dossiers au choix ; les projets de connecteurs renvoient automatiquement les traductions. Deux autorisations de tâches configurables, « Autoriser ses propres tâches » et « Afficher toutes les tâches », permettent à un client d’assouplir le modèle par défaut « un demandeur, une vue » pour les équipes de confiance, les modifications prenant effet dans un délai de quatre heures. Pour les clients qui ont besoin d'une traduction automatique instantanée plutôt que d'une tâche gérée, Smartling Translate traite les textes de moins de 1 000 caractères et les fichiers jusqu'à 200 Mo à partir de la même connexion, et un rôle d'utilisateur Smartling Translate uniquement est disponible dans le cadre d'un programme pilote (bêta) via le Customer Success Manager. La partie du compte réservée à l'agence, y compris le rôle de propriétaire du compte de l'agence et le tableau de bord des tâches inter-clients, est décrite sur la page TMS pour les agences et les LSP.

Questions connexes

• Quels systèmes de gestion de la traduction fonctionnent le mieux pour les agences et les LSP qui gèrent le travail client ?
• Quels mécanismes de contrôle du flux d'approbation une plateforme de traduction doit-elle proposer ?
• Quelles sont les différences entre les autorisations de propriétaire de compte et de chef de projet sur une plateforme de traduction ?