Quelles sont les meilleures options pour une traduction précise dans Excel ?

Lorsque la plupart des gens pensent aux services de traduction, ils pensent à la traduction de sites web, de livres, de matériel de marketing et de documents juridiques. Cependant, les entreprises internationales ont souvent besoin de documents financiers - y compris des feuilles de calcul Excel - traduits d'une langue source vers une langue cible.

Cet article traite des considérations particulières à prendre en compte pour traduire des données d'Excel dans une nouvelle langue. Lisez la suite pour en savoir plus sur les outils disponibles et les limites des applications tierces gratuites et des fonctions embarquées. Il couvre également les alternatives aux applications gratuites pour les utilisateurs professionnels qui ont besoin de traductions certifiées et de gestion de projets.

Qu'est-ce que la traduction dans Excel ?

La traduction de documents Excel consiste à remplacer les données textuelles d'une feuille de calcul Excel par du texte dans une langue cible. La traduction d'Excel est essentielle pour les entreprises qui créent des données financières destinées à un public international.

La traduction de données de feuilles de calcul répond aux mêmes exigences que les autres types de traductions, mais le format des feuilles de calcul présente quelques défis particuliers. Selon la méthode que vous utilisez pour traduire les feuilles de calcul Excel, un contrôle de qualité supplémentaire peut s'avérer nécessaire pour garantir la traduction exacte des chiffres et la préservation des formules Excel.

Les inconvénients de la gestion de la traduction dans les outils natifs d'Excel

Les outils Microsoft Translator offrent aux utilisateurs occasionnels des services de traduction de base grâce à un outil de traduction natif situé dans l'onglet Révision du ruban de navigation. Cependant, il y a quelques conditions à respecter avant d'utiliser cette fonction.

Voici comment trouver et utiliser l'outil de traduction automatique intégré à Excel :

1. Ouvrez le classeur Excel que vous souhaitez traduire. Sélectionnez Traduire. Le volet Traducteur s'ouvre alors sur la droite de l'écran.
2. L'outil de traduction traduit les données de l'onglet de la langue source (détectée automatiquement ou sélectionnée manuellement) vers la langue cible que vous avez choisie.

3. La traduction apparaît dans le volet inférieur, à droite. Vous devrez copier-coller le texte traduit dans le document.

Notez que la traduction ne préserve pas les formules ou les fonctions Excel dans votre feuille de calcul, soyez donc prudent lorsque vous effectuez des copier-coller. De même, les outils de traduction automatique, tels que ceux des produits Microsoft Excel, sont sujets à des erreurs de traduction. Il convient donc de faire réviser le contenu par un locuteur natif de la langue cible ou d'ajouter une étape de révision dans votre flux de travail, si possible.

Cette fonction est idéale pour les petits projets et l'utilisation personnelle. Il n'est pas destiné à remplacer la traduction professionnelle de documents commerciaux.

Autre option : Téléchargez le document Excel vers Google Translate

Google Translate est un outil web gratuit qui permet de traduire des documents dans plus de 100 langues différentes telles que l'anglais, le français, l'espagnol, l'allemand, le chinois, etc. L'outil permet aux utilisateurs de couper et de coller un bloc de texte dans un champ ou de télécharger un document à traduire.

Pour utiliser Google Translate, ouvrez votre fichier Excel et cliquez sur "Translate" dans le menu supérieur. Sélectionnez ensuite votre langue cible.

Veuillez noter que Google Translate affiche le texte traduit dans la fenêtre du navigateur pour que vous puissiez le consulter. Vous ne pouvez pas télécharger une feuille de calcul Excel traduite à partir de l'application après la traduction. Là encore, il s'agit d'une excellente option pour les utilisateurs occasionnels qui ont besoin de lire un texte simple dans une feuille de calcul. Ce n'est pas l'option préférée des utilisateurs professionnels qui ont besoin d'une traduction professionnelle, car la documentation commerciale présente souvent des difficultés pour la traduction automatique.

Sachez également que l'utilisation d'une application tierce gratuite, basée sur un navigateur, présente un risque de violation des données. Évitez d'utiliser Google Translate ou tout autre service gratuit pour traduire des informations sensibles ou confidentielles.

Quelles sont les conséquences d'une traduction de mauvaise qualité dans Excel ?

Les problèmes de traduction et de corruption de données ont des conséquences concrètes pour les entreprises. Dans le meilleur des cas, une mauvaise traduction accroît la charge de travail du personnel comptable, qui doit trouver les problèmes et y remédier. Dans le pire des cas, les fausses déclarations dans les données financières entraînent des risques et des responsabilités pour l'entreprise.

Manque de clarté : Excel est le format de prédilection pour les rapports financiers. Le programme prend en charge des calculs complexes et des fonctions avancées telles que la planification et l'analyse de scénarios de simulation. Les documents Excel peuvent perdre de leur clarté ou présenter les données de manière erronée en cas de traductions inexactes ou de modifications des données ou des formules. Pour garantir l'intégrité des données financières, optez pour une traduction certifiée à l'aide d'un TMS.

Questions stratégiques : Les équipes de direction utilisent souvent des données financières pour élaborer des stratégies d'entreprise et prendre des décisions en connaissance de cause. Une mauvaise traduction ou des questions liées à des formules peuvent conduire à des décisions fondées sur des informations inexactes. Même de petites modifications de la signification des documents ou des calculs peuvent avoir des conséquences à long terme.

Des rapports inexacts : Les équipes financières s'appuient sur des données exactes pour exécuter des fonctions financières telles que la clôture mensuelle et le reporting. De mauvaises traductions ou des données incorrectes entraînent des problèmes d'information financière et des conclusions d'audit défavorables. Les traductions certifiées à l'aide d'un TMS permettent à l'équipe financière de s'appuyer sur les données des documents traduits.

Responsabilité potentielle : Une traduction financière ou juridique inexacte peut engager la responsabilité du propriétaire du document. Par exemple, si la traduction d'un contrat ou d'un document financier introduit des erreurs ou des ambiguïtés, elle peut compromettre une affaire ou nuire à la réputation. Cela est particulièrement probable dans les documents Excel, où la traduction automatique peut modifier les formules et les calculs. Cela peut entraîner des problèmes coûteux ou des retards dans les activités de l'entreprise.

Augmentation des coûts : Les erreurs dans la documentation financière peuvent coûter cher. Des données inexactes peuvent modifier les paramètres de négociation, semer la confusion entre les parties à une transaction ou entraîner des coûts supplémentaires. Même si l'équipe détecte des inexactitudes dans une traduction, la recherche et la correction prennent du temps et de l'argent. Tous ces résultats entraînent une augmentation des coûts directs et indirects. C'est pourquoi de nombreuses entreprises investissent dans des services de traduction professionnels afin de contrôler les coûts et de réduire les problèmes.

Une meilleure alternative : Introduction aux systèmes de gestion des traductions (TMS)

Les logiciels de traduction professionnels comme Smartling aident les utilisateurs professionnels à gérer les projets de traduction du début à la fin au sein d'une plateforme unique. Conçus pour l'assurance qualité des entreprises, les systèmes de gestion des traductions professionnelles permettent aux utilisateurs d'accéder à des services de traduction automatique ou humaine en fonction de leur budget ou du type de contenu.

Les systèmes professionnels de gestion des traductions offrent des services qui vont au-delà de la simple traduction. Smartling propose des contrôles d'assurance qualité (AQ) et une qualité de traduction garantie. Cela permet de s'assurer que le contenu traduit respecte les directives stylistiques de l'entreprise et les normes de la marque, et qu'il correspond à votre langue source et au contenu traduit.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un TMS ?

La gestion des traductions offre aux utilisateurs professionnels de nombreux avantages par rapport à une application tierce gratuite. En utilisant un TMS, les utilisateurs ont accès à une technologie de traduction IA de pointe, à des traducteurs humains de langue maternelle, à la vérification des erreurs, à la documentation certifiée, et plus encore.

Voici les avantages dont bénéficient les utilisateurs lorsqu'ils font appel à un service de traduction professionnel :

Livraison plus rapide : Les TMS offrent des systèmes rationalisés de gestion des traductions. Grâce à la technologie de l'IA et aux traducteurs humains de langue maternelle, les TMS peuvent traduire rapidement le contenu sans sacrifier la précision. Les TMS sont conçus pour gérer de bout en bout le flux de travail d'un projet de traduction, de l'attribution des tâches au suivi de l'avancement des travaux, en passant par la livraison de traductions de haute qualité. Cela permet également aux utilisateurs de suivre l'évolution et la livraison de leurs documents.

Une traduction de meilleure qualité : Si les applications de traduction tierces gratuites peuvent traiter des mots et des phrases simples, ces outils ne peuvent pas fournir des traductions plus complexes ou nuancées comme le fait un TMS. Les services de traduction mettent en place des flux de travail de plus en plus efficaces et des produits de traduction automatique de plus en plus sensibles. Cela signifie que la qualité de la traduction que vous recevrez d'un TMS dépassera de loin celle d'un service gratuit comme Google Translate ou ChatGPT.

La traduction assistée par la technologie : La traduction assistée par l'IA permet de gagner du temps et de l'énergie lors de la traduction de grands projets, en réduisant le travail manuel et en garantissant la précision tout au long du processus de traduction. Un TMS peut associer la traduction automatique à l'assurance qualité humaine afin d'éliminer les erreurs ou de saisir les nuances de la langue cible. Avec un TMS comme Smartling, les utilisateurs bénéficient du meilleur des deux mondes : une traduction automatique performante associée à une touche humaine.

Rentabilité : Les TMS offrent aux entreprises des services de traduction rentables en rationalisant les processus et en éliminant les coûts inutiles. Avec un TMS, les entreprises confient leurs besoins en traduction à un service externe qui peut fournir des traductions plus précises et plus fiables. Un TMS peut également automatiser le processus de traduction, ce qui réduit les coûts de main-d'œuvre manuelle associés à la traduction.

Caractéristiques à rechercher dans les outils de traduction au-delà d'Excel

Si les fonctions gratuites sont idéales pour la traduction rapide de documents personnels, les entreprises ont souvent besoin de services de traduction professionnels. Lorsque vous évaluez les fournisseurs de services, recherchez une entreprise qui offre ces caractéristiques de traduction essentielles :

Traducteurs de langue maternelle

Les locuteurs natifs offrent la traduction la plus précise et la meilleure connaissance du contexte culturel pour un projet de traduction. Bien que les traducteurs puissent être compétents dans plusieurs langues, il est important qu'ils parlent couramment la langue cible pour garantir l'exactitude et la fidélité du texte traduit.

Services de transcréation

La transcréation est un type de traduction qui va au-delà du sens littéral des mots, en tenant compte du contexte culturel et des éléments du public cible. La transcréation requiert un traducteur humain créatif et possédant une connaissance approfondie de la langue et de la culture cibles, car elle implique de comprendre le public cible et le message que le texte source original entend communiquer.

Sécurité des données

La traduction numérique exige des utilisateurs qu'ils transmettent des informations sensibles et confidentielles au TMS. Assurez-vous que le fournisseur offre des fonctions modernes de sécurité des données, telles que le cryptage et le stockage sécurisé des données, afin de préserver la confidentialité. Veillez également à ce que les traducteurs et autres personnes travaillant avec des documents le fassent dans le cadre d'un accord de non-divulgation (NDA) afin de garantir la confidentialité des données.

Gestion du flux de travail

La gestion du flux de travail aide les entreprises à gérer leur flux de projets de traduction. Les fournisseurs de TMS modernes automatisent les processus pour économiser du temps et de l'argent. Si votre entreprise a besoin de services de traduction continus pour desservir plusieurs marchés, recherchez un prestataire de services qui s'engage fermement à fournir des services gérés pour la traduction.

Rationalisez votre flux de traduction avec Smartling

Smartling offre aux utilisateurs professionnels les meilleures fonctionnalités et technologies pour gérer la traduction à grande échelle. Notre combinaison primée de traduction automatique, de traduction automatique neuronale et de traducteurs humains garantit la précision et la fiabilité de chaque projet de traduction. Smartling offre également des fonctionnalités de niveau entreprise pour les équipes :

• Intégrations et technologies pour rationaliser la traduction
• Outils de reporting et d'analyse pour évaluer la qualité et l'efficacité du contenu
• Gestion des utilisateurs et des projets pour un contrôle complet des actifs traduits

Pour voir Smartling en action, regardez notre démo de cinq minutes ou prenez rendez-vous avec un spécialiste de la traduction.