Qu'est-ce que la gestion des flux de traduction ?

Les entreprises ont rarement du mal à définir un flux de traduction. Mais il est difficile de faire circuler le contenu multilingue entre les équipes, les systèmes, les langues et les voies de révision sans retards, sans terminologie incohérente et sans coordination manuelle.

Smartling est une plateforme de traduction et de localisation basée sur l'IA et un système de gestion des traductions conçus pour ce type de complexité opérationnelle.

Qu'est-ce que la gestion des flux de traduction ?

La gestion des flux de traduction se connecte aux systèmes dans lesquels le contenu se trouve déjà, achemine le contenu par le biais de flux de travail configurables et offre aux équipes un endroit unique pour gérer la traduction, les approbations et les ressources linguistiques partagées au fur et à mesure de l'augmentation du volume.

Cependant, tous les actifs ne doivent pas suivre la même voie. Une page de marketing, un article de support, une notice légale et un document interne peuvent nécessiter différentes méthodes de traduction, différents réviseurs et différentes attentes en matière de délais. C'est pourquoi Smartling prend en charge plusieurs flux de travail au lieu de forcer chaque ressource à passer par un seul processus standard.

Comment les entreprises gèrent-elles les flux de traduction ?

La gestion du flux de traduction est le processus structuré qui permet de faire passer le contenu multilingue par la réception, la traduction, la révision, l'approbation et la publication d'une manière contrôlée.

Dans les entreprises, ce processus dépend des systèmes, de l'automatisation et de la gouvernance afin que le contenu puisse suivre le bon chemin sans intervention manuelle constante.

A Système de gestion des projets de traduction (TMS) rend cette orchestration possible.

Dans Smartling, les flux de travail commencent par une étape de traitement automatisée, comprennent une étape de traduction et peuvent ajouter des étapes d'édition, de révision, d'approbation ou de formatage en fonction des besoins du contenu.

L’automatisation signifie que la plateforme peut regrouper le contenu en jobs, le diriger vers la bonne étape et déclencher l’action suivante selon les règles.

La gouvernance signifie que les équipes définissent le flux de travail que suit le contenu, les contrôles qui s'appliquent et les personnes qui doivent examiner ou approuver le contenu avant qu'il ne soit transmis.

Gestion des flux de traduction dans un contexte d'entreprise 

Les flux de travail manuels peuvent fonctionner pour un petit nombre de fichiers et une boucle de révision simple. Ils s'effondrent à l'échelle de l'entreprise, où davantage de parties prenantes ont besoin de visibilité, davantage de langues créent des flux de travail parallèles et davantage de types de contenu augmentent les enjeux en matière d'acheminement, de qualité et d'approbations.

Le vrai problème est celui de l'acheminement : quel contenu est traduit automatiquement, quel contenu est confié à un humain, qui le révise et qui l'approuve, le tout sans créer de goulots d'étranglement.

Un TMS offre aux équipes l'automatisation, la visibilité et la gouvernance au sein d'une plateforme unique, au lieu de s'appuyer sur des feuilles de calcul, des fils de courriels et des transferts manuels.

Smartling prend en charge cette tâche grâce à des flux de travail gérés de manière centralisée qui peuvent être configurés au niveau du compte ou du projet plutôt que d'être traités comme des demandes de traduction déconnectées les unes des autres.

Les étapes clés d'un processus de traduction 

1. Prise en compte du contenu

Dans un flux de travail piloté par une plateforme, la réception du contenu commence avant la traduction. Le contenu source entre dans le processus de localisation, est regroupé en tâches, se voit attribuer des langues cibles et est acheminé dans le flux de travail approprié en fonction des besoins de l'entreprise.

Smartling rend cette étape opérationnelle grâce à Règles d’automatisation des emplois et l'automatisation des connecteurs.

Ces règles peuvent faire partie de votre des flux de travail automatisés pour la localisation en regroupant automatiquement le contenu en travaux de traduction selon un calendrier récurrent, en groupant les travaux par langue, fichier, balise ou nombre de mots, et même en autorisant automatiquement le travail afin que les équipes n'aient pas à créer et à acheminer manuellement chaque travail.

2. Traduction (humaine + IA)

Smartling permet aux équipes de configurer les flux de travail en fonction du type de contenu, de la langue et des objectifs de l'entreprise. Dans la pratique, cela signifie que différents actifs peuvent suivre différents chemins de traduction, qu'il s'agisse de traduction humaine, de traduction automatique ou de flux de travail assistés par l'IA.

Cette distinction devrait façonner le flux de travail lui-même. Une fois que les équipes ont décidé quels contenus peuvent être traduits en priorité et quels contenus doivent être surveillés de plus près, elles peuvent acheminer chaque ressource par le bon chemin de traduction au lieu de tout traiter de la même manière.

Un article d'assistance peut passer par un flux de travail assisté par machine, tandis qu'un atout marketing à haute visibilité passe par une traduction et une édition humaines.

Le centre d'intelligence artificielle de Smartling soutient ce modèle en offrant aux équipes un lieu centralisé pour gérer les paramètres de MT et d'IA dans le cadre du flux de travail général.

3. Révision et assurance qualité

Dans un TMS, la révision et l'assurance qualité ne sont pas des étapes supplémentaires après la traduction. Ils permettent aux équipes de localisation de contrôler la qualité, d'appliquer les normes et de savoir ce qui doit encore être corrigé avant que le contenu ne soit diffusé.

Smartling soutient cette démarche avec des contrôles de qualité dans l'outil de TAO, qui peuvent signaler aux linguistes des problèmes basés sur des règles pendant qu'ils travaillent.

Il prend également en charge l'assurance qualité linguistique (LQA), dans le cadre de laquelle des linguistes humains évaluent les traductions en fonction d'un schéma d'erreurs objectif, ainsi que le mode révision, une interface simplifiée pour les réviseurs internes qui doivent approuver, rejeter ou modifier des traductions sans utiliser l'environnement de traduction complet.

Ces étapes rendent la qualité plus reproductible dans toutes les langues et tous les types de contenu. Ils facilitent également la participation des parties prenantes internes, telles que les spécialistes du marketing, les responsables de produits et les réviseurs juridiques, sans interrompre le flux de travail.

4. Approbation

Dans les flux de travail des entreprises, les voies d'approbation varient souvent en fonction du type de contenu.

Une campagne de marketing peut nécessiter un examen de la marque, tandis qu'un document réglementé peut nécessiter une approbation juridique, et cette logique doit être intégrée dans le flux de travail plutôt que dans des fils de courriels ou des documents annexes.

Smartling répond à des besoins d'approbation variés grâce à une configuration flexible des flux de travail et à des flux de travail transparents.

Les équipes peuvent définir qui doit signer, quelles étapes du flux de travail s'appliquent et quand le contenu est prêt à passer d'une étape à l'autre.

5. Livraison et publication

Un flux de travail piloté par une plateforme ne s'arrête pas à la fin de la traduction. Il se termine lorsque le contenu approuvé est renvoyé dans le CMS, le référentiel, l'application ou toute autre destination où il sera publié et utilisé.

Smartling offre aux équipes plus d'une façon de gérer cette dernière étape. Pour les flux de travail des sites web, Le réseau mondial de livraison (GDN) de Smartling agit comme un proxy de traduction, permettant aux équipes de localiser des sites web et des applications web sans internationaliser le site ou héberger elles-mêmes le contenu traduit.

Les changements de traduction peuvent alors être appliqués au site de production en quelques secondes.

Gestion manuelle ou automatisée du flux de traduction

La différence opérationnelle entre les flux de travail manuels et les flux de travail gérés par la plateforme devient beaucoup plus claire à mesure que le volume et la complexité du contenu augmentent.

Le langage de la plateforme Smartling met l'accent sur la gestion centralisée, la personnalisation des flux de travail, les ressources linguistiques partagées, les flux de travail d'approbation transparents et les rapports, ce qui correspond exactement à l'écart que cette comparaison vise à mettre en évidence.

Ce tableau met en évidence l'argument central de la plate-forme. Les entreprises ont besoin de plus qu'un ensemble de tâches. Ils ont besoin d'un système capable de structurer ces tâches, d'automatiser les transferts, d'assurer la visibilité du statut et d'appliquer les contrôles adéquats à tous les types de contenu et à toutes les langues.

Comment l'automatisation améliore la gestion des flux de traduction

L'automatisation améliore la gestion des flux de traduction en réduisant les goulets d'étranglement causés par le travail de coordination répétitif.

Smartling peut regrouper du contenu dans un travail, l'assigner aux bons traducteurs, appliquer des contrôles de qualité et renvoyer la version traduite vers un CMS ou un référentiel sans que personne ne déplace de fichiers ou n'envoie d'e-mails.

L'IA n'est qu'une partie du modèle opérationnel plus large de Smartling qui comprend l'automatisation du flux de travail, les étapes de qualité et la gouvernance, et sa documentation sur le flux de travail présente les MLD comme une option de traduction dans le flux de travail plutôt que comme un remplacement du routage, de l'examen ou des approbations.

C'est aussi là que Workflows dynamiques jouent un rôle.

Les flux de travail dynamiques permettent aux équipes de localisation d'acheminer le contenu en fonction de paramètres choisis par les équipes, en utilisant des étapes de décision et des branches de flux de travail afin que différents contenus puissent passer par différents chemins de traduction et de révision au lieu de suivre un processus universel.

Le travail de Smartling avec IHG montre à quoi cela ressemble à l'échelle de l'entreprise. IHG a traduit plus de 600 millions de mots dans 20 langues grâce à la plateforme, en utilisant l'automatisation du flux de travail et les mises à jour permanentes pour rationaliser la traduction de sites web à grande échelle.

Quels sont les risques d'une mauvaise gestion des flux de traduction ?

Des flux de travail mal gérés créent des goulots d'étranglement car le contenu reste bloqué en raison d'un acheminement manuel, d'une propriété peu claire ou de schémas de révision incohérents.

Ils contribuent également au non-respect des délais, car chaque transfert devient un nouveau point d'achoppement.

Ils augmentent également le risque d'une terminologie incohérente et d'une qualité inégale.

Sans les atouts linguistiques partagésEn raison de l'absence de contrôles de qualité et de voies de révision structurées, la terminologie et le ton peuvent dériver d'une langue à l'autre, d'un marché à l'autre et d'un type de contenu à l'autre.

Pour certaines organisations, le problème majeur est le risque de conformité et le manque de visibilité.

Les contenus réglementés ou sensibles ne doivent pas passer par le même chemin d'examen que les contenus à faible risque, et les équipes doivent savoir ce qui est en cours, ce qui est bloqué et ce qui a déjà été approuvé.

Pourquoi la gestion du flux de travail de la traduction a besoin d'un système

La gestion du flux de traduction devient essentielle dès que le contenu multilingue commence à circuler entre plusieurs systèmes, langues, réviseurs et cycles de publication.

À ce stade, le défi n'est pas simplement d'effectuer les traductions, mais de maintenir la visibilité, la cohérence et le contrôle à chaque étape du flux de travail.

Cette complexité est la raison pour laquelle les entreprises ont besoin de systèmes et non de feuilles de calcul.

Smartling assure l'orchestration des flux de travail au sein d'une plateforme de localisation, en aidant les équipes à acheminer le contenu par les voies appropriées, à appliquer l'automatisation là où elle est utile, à centraliser les contrôles de qualité et à maintenir la publication connectée aux systèmes qu'elles utilisent déjà.