Personio : Fournir une assistance multilingue de premier ordre à grande échelle

Personio overview

Personio, fondée en 2015, permet aux entreprises de gérer plus facilement et efficacement leurs effectifs. La plateforme logicielle de l'entreprise rationalise et automatise les tâches de gestion des ressources humaines et des talents pour les petites et moyennes entreprises et offre de nombreuses fonctionnalités pour la gestion des données des employés, de la paie, du recrutement, du suivi du temps, de la gestion des absences, de la gestion des performances, et plus encore.

L'équipe de formation des clients de Personio développe l'expertise des produits et des personnes à grande échelle. Ils développent différents types de contenu, notamment des articles du centre d'aide, des cours de la Voyager Academy, des notes de mise à jour, des bulletins d'information, etc. Afin de soutenir au mieux l'ensemble de la clientèle de Personio, l'équipe s'est fixé comme priorité de rendre le contenu de l'assistance disponible en plusieurs langues.

Le défi

Personio sait qu'un bon service à la clientèle - en particulier lorsqu'il est fourni dans la langue maternelle du client - est un facteur de différenciation. Cependant, il était clair pour toutes les parties concernées que le flux de travail existant de Personio n'était pas extensible.

L'équipe copiait et collait manuellement le contenu source allemand à partir de Zendesk et envoyait ces fichiers par courriel à une agence de traduction en Australie. Les linguistes traduisaient le contenu en anglais et envoyaient les traductions par courriel à Personio, qui les copiait et les collait dans Zendesk. La cadence fonctionnait bien - compte tenu des décalages horaires, les fichiers pouvaient être traduits du jour au lendemain - mais le processus était lourd et manuel. La traduction dans d'autres langues serait impossible.

En outre, si les ressources internes pouvaient rédiger et réviser certains contenus, la bande passante limitée constituait un obstacle à l'extension de ces efforts. Personio souhaitait donc une solution qui lui permette d'utiliser ses ressources internes lorsque c'était nécessaire, mais aussi de les compléter facilement par des ressources externes en cas de besoin, sans perturber le flux de travail ni compromettre la qualité. Toutes les personnes travaillant sur le contenu doivent avoir accès aux ressources linguistiques les plus récentes pour garantir la qualité et la cohérence.

La solution

Personio s'est associé à Smartling pour éliminer les tâches manuelles, centraliser les efforts de localisation et traduire la documentation d'assistance de l'entreprise à grande échelle tout en maintenant un niveau de qualité élevé.

Désormais, il est facile de demander des traductions. L'intégration de Zendesk à Smartling permet à Personio d'envoyer des fichiers à traduire - que ce soit à leur partenaire de traduction en Australie, à des ressources internes ou aux solutions de traduction de Smartling - directement à partir de Zendesk dans de nombreuses langues en quelques clics.

En outre, le glossaire, le guide de style et la mémoire de traduction de Personio sont stockés dans la plateforme Smartling. Les linguistes externes et les réviseurs internes peuvent se référer à ces ressources linguistiques lorsqu'ils travaillent sur le contenu dans Smartling's CAT Tool (Computer Assisted Translation), ce qui garantit la cohérence et facilite le maintien des normes de qualité. Une fois le contenu traduit, les traductions approuvées sont automatiquement ajoutées à la mémoire de traduction de Personio et appliquées aux traductions futures.

Enfin, lorsque les volumes de traduction ont augmenté et que l'ajout de langues est devenu une option viable, l'équipe de formation au contenu de Personio a commencé à utiliser la solution de traduction automatique neuronale (NMT) de Smartling. Cela a permis d'améliorer l'efficacité et, en même temps, de réduire les coûts en produisant des documents de haute qualité qui peuvent être envoyés directement aux réviseurs internes de Personio.

Résultats

Ces changements ont permis de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent. Par exemple, l'équipe de formation au contenu de Personio s'attend à ce que la mise en œuvre de NMT l'aide à économiser 40 % de son budget de traduction actuel. Ils prévoient également qu'en tirant parti du NMT, ils seront en mesure de réduire d'au moins la moitié le temps consacré à l'examen interne.

Plus important encore, Personio est désormais en mesure d'intensifier ses efforts de localisation, ce qui lui permet de parler facilement les langues de ses clients et de fournir un service client multilingue de premier ordre aux départements des ressources humaines dans toute l'Europe.

Les projets futurs comprennent le réinvestissement de l'argent économisé en élargissant leur offre linguistique, ce qui est désormais possible grâce au partenariat entre Personio et Smartling. L'équipe de Personio chargée de la formation au contenu espère également y parvenir sans augmenter le nombre de réviseurs internes. Au lieu de cela, ils prévoient de mettre en œuvre un flux de travail de post-édition NMT plus humain en utilisant des ressources externes et de contrôler la qualité grâce au programme complet d'évaluation de la qualité de Smartling. Enfin, l'équipe continuera d'évoluer vers un processus de traduction entièrement automatisé qui démarre immédiatement après la publication du contenu source et se termine par la publication de traductions soignées et de haute qualité dans toutes les langues cibles.